Wanneer goede communicatie essentieel is: zo hielpen we Stedin met hun nieuwe vervoersbeleid 

‘We stappen met ruim 5.000 medewerkers over op een nieuw vervoersbeleid. Hoe nemen we alle medewerkers hierin mee?’ Dat was de vraag die Stedin aan &Morgen stelde. Eerder hielpen we Stedin al bij de totstandkoming van het nieuwe vervoersbeleid (ook wel ‘mobiliteitsbeleid’ genoemd) . Bij de vertaling van beleid naar praktijk, adviseerden onze communicatieadviseurs Lotte en Lennart – samen met collega’s van Stedin –  zes maanden lang over alle communicatie rondom de implementatie. Hun doel: zorg dat de boodschap helder, begrijpelijk en activerend overkomt bij alle medewerkers. 

De uitdaging: meer dan alleen informeren  

De uitdaging was niet simpelweg om medewerkers te informeren over het nieuwe mobiliteitsbeleid. Er kwam veel meer bij kijken, vertelt Lotte: ‘Allereerst wilden we begrip creëren voor de verandering: waarom dit beleid nodig is en wat het oplevert. Daarnaast biedt het nieuwe beleid medewerkers de kans om een regeling te kiezen die past bij hun eigen situatie. We moesten hen activeren om tijdig een keuze te maken.’ De grootste verandering zit in het dagelijks gedrag van medewerkers: zij moeten voortaan namelijk zelf hun reizen registreren via een nieuwe app/portal. ‘Dat vraagt niet alleen om duidelijke uitleg, maar ook om goede begeleiding. Iedereen moest vóór een bepaalde datum een account aangemaakt hebben om hun reizen te kunnen registreren.’ 

De aanpak: van veranderverhaal tot gebruik van een nieuwe app 

Een goede planning is cruciaal bij dit soort gelaagde uitdagingen, blikt Lennart terug. ‘We ontwikkelden een communicatiestrategie met een bijbehorende planning, die liep van het eerste veranderverhaal tot aan werkende accounts voor alle medewerkers.’ Hierbij waren er een aantal belangrijke momenten:  

• Het veranderverhaal: ’Mobiliteit is een gevoelig onderwerp voor medewerkers. We legden helder uit waarom er een nieuw mobiliteitsbeleid kwam, hoe het tot stand gekomen is, en wat het betekent voor hen en de organisatie.’ 

• De interactieve praatplaat: ‘We hielden rekening met het interesse- en kennisniveau van de medewerker. Via een interactieve praatplaat namen we de medewerker mee in het nieuwe beleid op een begrijpelijke (B1-niveau) en inspirerende manier, zodat iedereen kon zien wat er voor hen veranderde en welke keuzes er waren.’  

• Maximale ondersteuning bij gebruik van de nieuwe app/portal: ’Omdat medewerkers voortaan zelf hun reizen moeten registreren in een nieuwe app/portal, was goede begeleiding essentieel. We boden daarom intensieve ondersteuning in de beginfase – via webinars, duidelijke uitleg op verschillende kanalen en een toegankelijke Q&A – zodat medewerkers soepel konden overstappen op de nieuwe werkwijze.’ 

Het resultaat: succesvolle implementatie en positieve reacties   

De implementatie was een succes, vertelt Lotte: ’De communicatie bereikte medewerkers beter dan ooit: berichten over het vervoersbeleid werden zelfs meer gelezen dan cao-gerelateerde berichten.’ Het resultaat: hoge adoptie van de nieuwe app/portal, nauwelijks negatieve feedback en een stevig fundament voor de nieuwe manier van reizen registreren bij Stedin.